Pengolahan Data BKD Provinsi Jawa Tengah

Pengolahan Data BKD Provinsi Jawa Tengah

Dalam melakukan pengolahan data PNS Provinsi Jawa Tengah, BKD Provinsi Jawa Tengah menggunakan aplikasi Simpeg guna mengelola data kepegawaian PNS Provinsi Jawa Tengah.

Simpeg BKD Provinsi Jawa Tengah saat ini sudah terintegrasi dan dapat di akses oleh seluruh SKPD di Jawa Tengah.

Proses updating data yang dilakukan BKD Provinsi Jawa Tengah yakni dengan cara masing-masing PNS melakukan proses inputing data secara mandiri melalui aplikasi Simpeg sedangkan berkas pendukung yang dilampirkan, diupload dan dikelola menggunakan e-file.

Tujuan dari Peremajaan Data:

1. Untuk Update Data Kepegawaian masing-masing PNS
2. Untuk Memperlancar Proses Administrasi Kepegawaian
3. Untuk Melengkapi dan Memberikan info yang lengkap kepada pimpinan.

Alur Proses Pengelolaan Dokumen PNS P3D (personil)

1. Setiap PNS P3D (personil) wajib melakukan proses scanning dokumen kepegawaian untuk kemudian diupload ke aplikasi e-file BKD Provinsi Jawa Tengah, dengan cara harus mendaftar terlebih dahulu melalui : http://www.efile.bkd.jatengprov.go.id (nunggu untuk disetujui admin)
2. Dokumen yang harus disiapkan oleh PNS P3D (personil) terbagi menjadi 2 kategori, yakni dokumen dengan legalisasi dan non-legalisasi dan dokumen untuk arsip BKD Provinsi Jawa Tengah.
3. Proses Scanning dokumen dilakukan dengan dengan 2 tahap :

1.  Tahap Pra-Scanning
2.  Tahap Scanning

Persiapan Dokumen Kepegawaian PNS P3D (personil)

KATEGORI DOKUMEN YANG DILEGALISASI :

No
1	SK CPNS
2	SK PNS
3	KONVERSI NIP
4	KARTU PEGAWAI
5	SK JABATAN TERAKHIR
6	IJAZAH TERAKHIR
7	KP TERAKHIR
8	GAJI BERKALA TERAKHIR
9	(SK IJIN/TUGAS BELAJAR)
10	(SURAT IJIN PENGGUNAAN GELAR)

11	(UKPPI (UJIAN KP PENY. IJAZAH))
12	PENILAIAN PRESTASI KERJA TAHUN 2015
13	SKP TAHUN 2015
14	PENILAIAN PRESTASI KERJA  TAHUN 2016
15	SKP TAHUN 2016

Pejabat yang berwenang melegalisasi adalah Pejabat Pengawas/Administrator pada Unit Kerja masing-masing 

2. KATEGORI DOKUMEN NON-LEGALISASI UNTUK BKD PROVINSI JAWA TENGAH :

Berikut merupakan beberapa dokumen yang perlu dilampirkan , SCAN, dan UPLOAD selain dokumen yang dilegalisasi seperi tersebut sebelumnya dengan urutan sebagai berikut:

1. Semua jenis dokumen pada kategori legalisasi, akan tetapi tidak perlu dilegalisasi;
2. SUMPAH JANJI PNS;
3. RIWAYAT PENDIDIKAN (SD - terakhir, dikumpulkan semua riwayat pendidikan sesuai jenjang masing-masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dari yang terendah);
4. SURAT NIKAH;
5. KARIS (Kartu Isteri) / KARSU (Kartu Suami);
6. TASPEN
7. RIWAYAT KEPANGKATAN (dikumpulkan semua riwayat kepangkatan sesuai jenjang masing-masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dari yang terendah);
8. RIWAYAT GAJI BERKALA (dikumpulkan semua riwayat gaji berkala sesuai jenjang masing-masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dengan klasifikasi dari terendah MINIMAL tahun 2013  s/d SEKARANG);
9. KTP / KARTU KELUARGA
10. NPWP DAN ASKES

Tahapan Pra-Scanning Dokumen

Memilah dan mengelompokkan dokumen kepegawaian dengan melihat FORMAT :

1.Dokumen harus berukuran F4 (Folio) / A4

●

2. Untuk Dokumen yang berukuran A3 harus diperkecil terlebih dahulu menjadi ukuran F4    atau A4.

3. Untuk dokumen dengan ukuran/skala kecil seperti contohnya kartu pegawai (KARPEG), kartu isteri (KARIS), kartu suami (KARSU), kartu pegawai elektronik (KPE) di fotokopi seperti sesuai aslinya untuk kemudian ditempelkan pada kertas F4 (Folio) seperti pada contoh berikut :   

                                

Tahapan Scanning Dokumen

Melakukan scanning dokumen kepegawaian dengan menggunakan aplikasi scanning dokumen, bisa menggunakan Adobe Photoshop atau aplikasi scanning bawaan dari mesin scanner unit kerja masing-masing, dengan format scanning sebagai berikut :

1.Dokumen yang discan harus berukuran F4 (Folio)/A4;

2.Posisi Gambar jadi hasil proses scanning dokumen HARUS VERTIKAL atau PORTRAIT, seperti pada contoh dibawah ini : 

3.Hasil scanning yang berbentuk gambar disimpan dengan extension file .PNG(Portable Network Graphics);

4. Untuk dokumen KENAIKAN GAJI BERKALA atau KONVERSI NIP , boleh difotokopi diperbesar sampai dengan ukuran F4 (Folio), boleh dengan ditempelkan seperti format pada poin sebelumnya.
5. Maksimal ukuran penyimpanan gambar hasil scanning 1MB(Megabyte) /gambar;
6. Minimal dimensi gambar hasil scanning W:800 pixel X H:1000 pixel ;

                Maksimal dimensi gambar hasil scanning W:3000 pixel  X H:4000 pixel ;

                Keterangan:

                W : Width / Lebar

                H  : Height / Tinggi

7.    Hasil scanning HARUS HITAM-PUTIH.

Baca juga: http://kasiyanta.blogspot.co.id/2017/02/penting-untuk-guru-alih-wewenang.html sumber: BKD Prov Jawa Tengah

Tambahkan komentar kamu!